Onze klant zoekt een office manager. Binnen jouw takenpakket zal je ondersteuning bieden aan verschillende departementen, zoals:
Facility
Management
HR
Onthaal
Procesoptimalisatie
Bedrijfsinformatie
Onze klant is onderdeel van een internationale sterke groep en is als Belgische producent van mortels en cementen een gevestigde waarde bij bouwprofessionals. Het bedrijf is op vandaag actief in 4 landen (BE-NL-DU-FR) en heeft verschillende vestigingen en fabrieken. Ondanks de grootte van dit bedrijf, vind je hier geen zware hiërarchische structuur terug. Het management wordt met de voornaam aangesproken en de communicatie is zeer open. Binnen de groep wordt heel sterk ingezet op wellbeing waarbij zowel fysiek als mentale gezondheid een belangrijk topic is.
Jouw profiel
Voor de vacature van office manager gaat onze klant op zoek naar:
Iemand met minstens een A2-diploma en minstens een eerste relevante werkervaring
Je bent communicatief en bent in staat om grenzen af te bakenen en prioriteiten te stellen
Je hebt een pro-actieve benadering ten opzichte van jouw taken en de contacten die je hebt
Je spreekt en schrijft zeer goed Nederlands en Engels, jouw Frans is toch van een degelijk niveau
Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
Telefonische oproepen en bezoekers filteren
Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
Personeelsdossiers administratief opvolgen
Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren
Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
De leveringen controleren
Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
Aanbod
Wat biedt onze klant voor de vacature van office manager?
Loon naar ervaring
Maaltijdcheques van 8€ per gewerkte dag + ecocheques
Hospitalisatie- en groepsverzekering
Fruit en soep op het werk
Opleidingen
Je werkt in ene 40-uren week (12 ADV-dagen) - geven en nemen cultuur!
Filevrije werkomgeving met moderne uitrusting in een splinternieuw gebouw dat met de beste materialen is aangekleed
Thuiswerk is in deze functie iets minder van toepassing, maar kan uitzonderlijk uiteraard mogelijk zijn
Je komt terecht in een bedrijf dat fel inzet op sustainability en wellbeing